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異動の挨拶メールで社内や社外の文例。送る側や返信の書き方は?

現在ビジネスにおけるコミュニケーション手段として欠かせないものが「ビジネスメール」です。

 

メールには多くの利点があります。記録に残り、保存しやすく、コストも低く、大勢に配信可能、時間も問わない…。上手に利用すればビジネスがスムーズに運べてしまいます。

 

ただし、相手によって「メール」では大変失礼にあたる場合もあり、コミュニケーションを上手くとれない事態となってしまう場合もありますので「ビジネス文書」「ビジネスメール」の使い分けは、相手の性格や職種など、よく考慮したうえで判断すべきですね。

 

●ビジネスメールの基本構成
●異動の挨拶メールで社内の場合。異動先の上司への文例は?
●社外向け・取引先へのメール例文。件名や注意点は?
●上司が異動で送る側からの挨拶。文末の締めくくりの言葉
●社内や取引先から移動の挨拶メールがあったら?返信の例文

 

ビジネスメールを選択する際にはその特性をよく把握して、適切な使い方をしたいですね。

 

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ビジネスメールの基本構成

先ずは、ビジネスメールの基本構成です。ご参考ください。

 

異動の挨拶メールで社内や社外の文例。送る側や返信の書き方は?

 

1.宛先の明記

送信相手が誰なのかをはっきり明記することで、トラブルを避けることにもつながります。「○○様」「○○会社○○部○○様」などです。

 

2.挨拶文

「いつもお世話になっております」など、日頃からお世話になっていることへの感謝をあらわす挨拶を入れましょう。社内メールでは「お疲れ様です」もありですよ。

 

3.自分の氏名

「○○会社の○○でございます」 初めてメールを送る相手ならば「先日、○○の件でお話しさせていただいた○○です」という表現も好感が持てますね。

 

4.要旨

本文の前に何についてのメールなのかを簡潔に説明することで、相手がより本文の内容を理解しやすくなります。

 

「先日お話に挙がった○○の資料を送信いたします」「○○の件につきまして、打ち合わせの日程をご連絡させていただきます」などです。

 

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5.本文

相手にわかり易い文章を書きましょう。要旨を書いているからと言って雑になってしまっては、相手に不快な思いを与えるかもしれません。

 

趣旨をきちんとあらわし、自分にできることと、相手に何をして欲しいのかをはっきり明記しなければなりません。

 

6.末文

「よろしくお願いいたします」が、典型的ですね。この文が入ることで、相手には柔らかい印象が残って角は立ちませんね。

 

「ご協力のほど、よろしくお願いいたします」「ご検討くださるよう、よろしくお願いいたします」など、場に応じた文章にすることも大切です。

 

 

7.最後に自分の署名をする

会社名、部署名、名前、電話、FAX、郵便番号、住所、メールアドレス、URL

 

どんなに長いお付き合いのある相手とのメールでも、しっかりと署名することで、相手からはいろんな手段で返信しやすいですから親切ですね。

 

ただし、頻繁にメールのやり取りがあるような案件であれば、行数がかさばってしまうので控えたほうが良い場合もあります。

 

 

異動の挨拶メールで社内の場合。異動先の上司への文例は?

では、社内メール(異動)の文例です。

 

件名:異動のご挨拶

 

関係者各位 お世話になっております。 ○○部の○○です。

社内の機構改革に伴い、○月○日付で移動することになり、後任の担当者へ業務を引き継ぐこととなりました。

 

後任担当者

○○○○

メールアドレス○○○○○○○○

電話 ○○○○(内線○○)

 

また私は、○月○日付で以下の部署に異動いたします。

○○事業部○○部

メールアドレス○○○○(従来通り)

電話○○○○(内線○○)

 

これまでと同様、ご指導ご鞭撻のほど、 どうぞよろしくお願い申し上げます。

 

今までお世話になった部署に感謝の意を表しましょう。ネガティブな言葉(不平不満)はNGです。

 

 

異動先の上司への文例は以下の通りです。

 

件名:着任のご挨拶

 

○○部○○○○

このたび私、○○部勤務を命ぜられ、○月○日をもって同日着任いたしました。

○○業務については、以後私が担当させていただくことになりました。

不慣れな点もございますが、どうぞ、ご指導いただけますようよろしくお願い申し上げます。

 

○○部○○○○

メールアドレス○○○○

電話○○○○(内線○○)

 

社内の異動でも口頭のみではなく、文書やメールにして挨拶をすることは本当に大切です。感謝の意をもって書きましょう。

 

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社外向け・取引先へのメール例文。件名や注意点は?

担当者が変わるのですから、相手、取引先に不安感を与えないような配慮が必要です。後任の紹介はもちろん、これまでの感謝とこれからの調和を伝えたいですね。

 

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取引先などへのメール例文

件名:異動に伴う業務引き継ぎのご連絡(○月○日付)

 

いつもお世話になっております。 ○○会社の○○です。

 

さて私、○月○日付で○○部から○○部への異動を命ぜられました。 長年にわたり、○○様には大変お世話になりました。 これまで、ご協力、ご指導いただき本当にありがとうございました。

 

業務は後任担当者へ引き継ぐこととなりましたので、ご連絡いたします。

 

後任担当者 ○○○○ メールアドレス ○○○○ オフィス 本社○階(従来通り) 電話 ○○○○(従来通り)

○○業務のメールは本日以降、後任担当者宛にお送りください。

 

また私の異動先は以下の通りです。

新所属 ○○部 メールアドレス ○○○○(従来通り) 新オフィス 本社○階 新電話番号 ○○○○

 

新しい部署に行きましても、これまでと変わらぬご指導、ご鞭撻をお願い申し上げます。 近日中に私と○○(後任担当者名)とで、ご挨拶に伺いたいと存じます。

 

今後ともよろしくお願いいたします。

 

 

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注意点として、お世話になった期間が短い場合、「短い期間でしたが…」とはせずに具体的な期間を書くことをお勧めします。

 

相手の理解によっては「長いと思っていたのに、短期間に思われていた」など、ネガティブに取られてしまうこともあります。具体的な期間を述べて、感謝の意を表しましょう。

 

 

上司が異動で送る側からの挨拶。文末の締めくくりの言葉は?

今までお世話になった上司が異動になった時、お知らせを直接いただかなくても挨拶は届けたいものです。

 

異動する上司へ向けた挨拶メールの例文

件名:大変お世話になりました

 

いつも大変お世話になっております。 ○○部の○○です。

さて、○○部を異動されるとのこと。 突然のことで大変驚き、また、寂しく感じております。

 

○年間、○○部長には大変お世話になり、心より感謝しております。 今までご指導いただいたことを忘れずに、今後も業務に取り組んでいきたいと思っております。

 

○○部長のこれからの益々のご活躍をお祈り申し上げます。

取り急ぎ、メールにて失礼いたします。

 

 

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ご栄転での異動であるとき、益々のご活躍を…これを言い換えて ○○部長の新天地でのご活躍をお祈り申し上げます。これでもいいですね。

 

社内や取引先から異動の挨拶メールがあったら?返信の例文

異動メールへの返信の際、気を付けたいことは

暗い文面はNG。明るい文面を意識して書きましょう。
激励を忘れないよう、相手の気持ちになって。
先ほどからずっと言い続けていますが、そうです、感謝の意をもってその気持ちを伝えることが大切です。

 

それでは、文例を見てみましょう。

 

異動の挨拶への返信例文

件名:異動のご挨拶ありがとうございました

 

○○○○様

お世話になっております。 ○○部の○○です。

 

このたび、○月○日をもって移動される旨のご挨拶をご送付くださり、ありがとうございました。

 

長年にわたり、○○様には公私ともに大変お世話になりました。 ここに、改めてお礼申し上げます。

 

異動先でもますますご活躍され、充実した日々を送られますよう、心からお祈り申し上げます。

 

末筆ではありますが、これからもお元気でお過ごしください。

 

 

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いかがでしたでしょうか?人と人をつなげるのは簡素な文書やメールかもしれませんが、その中に感謝や敬意、優しさがあれば、相手にも必ず伝わるはずです。

 

【関連記事】

送別会で送る側の挨拶例文。転勤・異動・退職、上司・後輩への言葉

退職願・辞表の書き方。退職届との違いは?例文と理由の具体的例も

 

最初にも書きましたが、「文書」と「メール」の特性をよく理解しておくことは大切ですし、何よりも相手の性格、場の状況は踏まえなければなりません。自分の周りの物事を円滑に運ぶために、気を付けたいものです。

 

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