異動の挨拶メールで社内や社外の文例。送る側や返信の書き方は？

現在ビジネスにおけるコミュニケーション手段として欠かせないものが「ビジネスメール」です。

メールには多くの利点があります。記録に残り、保存しやすく、コストも低く、大勢に配信可能、時間も問わない…。上手に利用すればビジネスがスムーズに運べてしまいます。

ただし、相手によって「メール」では大変失礼にあたる場合もあり、コミュニケーションを上手くとれない事態となってしまう場合もありますので「ビジネス文書」「ビジネスメール」の使い分けは、相手の性格や職種など、よく考慮したうえで判断すべきですね。

●ビジネスメールの基本構成
●異動の挨拶メールで社内の場合。異動先の上司への文例は？
●社外向け・取引先へのメール例文。件名や注意点は？
●上司が異動で送る側からの挨拶。文末の締めくくりの言葉
●社内や取引先から移動の挨拶メールがあったら？返信の例文

ビジネスメールを選択する際にはその特性をよく把握して、適切な使い方をしたいですね。

ビジネスメールの基本構成

先ずは、ビジネスメールの基本構成です。ご参考ください。

1.宛先の明記

送信相手が誰なのかをはっきり明記することで、トラブルを避けることにもつながります。「○○様」「○○会社○○部○○様」などです。

2.挨拶文

「いつもお世話になっております」など、日頃からお世話になっていることへの感謝をあらわす挨拶を入れましょう。社内メールでは「お疲れ様です」もありですよ。

3.自分の氏名

「○○会社の○○でございます」　初めてメールを送る相手ならば「先日、○○の件でお話しさせていただいた○○です」という表現も好感が持てますね。

4.要旨

本文の前に何についてのメールなのかを簡潔に説明することで、相手がより本文の内容を理解しやすくなります。

「先日お話に挙がった○○の資料を送信いたします」「○○の件につきまして、打ち合わせの日程をご連絡させていただきます」などです。

5.本文

相手にわかり易い文章を書きましょう。要旨を書いているからと言って雑になってしまっては、相手に不快な思いを与えるかもしれません。

趣旨をきちんとあらわし、自分にできることと、相手に何をして欲しいのかをはっきり明記しなければなりません。

6.末文

「よろしくお願いいたします」が、典型的ですね。この文が入ることで、相手には柔らかい印象が残って角は立ちませんね。

「ご協力のほど、よろしくお願いいたします」「ご検討くださるよう、よろしくお願いいたします」など、場に応じた文章にすることも大切です。

7.最後に自分の署名をする

会社名、部署名、名前、電話、FAX、郵便番号、住所、メールアドレス、URL

どんなに長いお付き合いのある相手とのメールでも、しっかりと署名することで、相手からはいろんな手段で返信しやすいですから親切ですね。

ただし、頻繁にメールのやり取りがあるような案件であれば、行数がかさばってしまうので控えたほうが良い場合もあります。

異動の挨拶メールで社内の場合。異動先の上司への文例は？

では、社内メール（異動）の文例です。

今までお世話になった部署に感謝の意を表しましょう。ネガティブな言葉（不平不満）はNGです。

異動先の上司への文例は以下の通りです。

社内の異動でも口頭のみではなく、文書やメールにして挨拶をすることは本当に大切です。感謝の意をもって書きましょう。

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社外向け・取引先へのメール例文。件名や注意点は？

担当者が変わるのですから、相手、取引先に不安感を与えないような配慮が必要です。後任の紹介はもちろん、これまでの感謝とこれからの調和を伝えたいですね。

取引先などへのメール例文

注意点として、お世話になった期間が短い場合、「短い期間でしたが…」とはせずに具体的な期間を書くことをお勧めします。

相手の理解によっては「長いと思っていたのに、短期間に思われていた」など、ネガティブに取られてしまうこともあります。具体的な期間を述べて、感謝の意を表しましょう。

上司が異動で送る側からの挨拶。文末の締めくくりの言葉は？

今までお世話になった上司が異動になった時、お知らせを直接いただかなくても挨拶は届けたいものです。

異動する上司へ向けた挨拶メールの例文

ご栄転での異動であるとき、益々のご活躍を…これを言い換えて　○○部長の新天地でのご活躍をお祈り申し上げます。これでもいいですね。

社内や取引先から異動の挨拶メールがあったら？返信の例文

異動メールへの返信の際、気を付けたいことは

①暗い文面はNG。明るい文面を意識して書きましょう。
②激励を忘れないよう、相手の気持ちになって。
③先ほどからずっと言い続けていますが、そうです、感謝の意をもってその気持ちを伝えることが大切です。

それでは、文例を見てみましょう。

異動の挨拶への返信例文

いかがでしたでしょうか？人と人をつなげるのは簡素な文書やメールかもしれませんが、その中に感謝や敬意、優しさがあれば、相手にも必ず伝わるはずです。

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最初にも書きましたが、「文書」と「メール」の特性をよく理解しておくことは大切ですし、何よりも相手の性格、場の状況は踏まえなければなりません。自分の周りの物事を円滑に運ぶために、気を付けたいものです。