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ビジネスメールでお詫び文書の書き方。遅れや間違い。結びの文例

複数の案件を平行していたら勘違いの内容でメールを送ってしまった、忙しくて返信できなかった、名前違いの送信をしてしまった。など、大切なビジネスメールで起こってしまったミスをなんとかしなければいけない!

 

そんなピンチが実際にあったら困るけれど…その時、最小限のダメージでことをカバーするための対処として

●返信の連絡が遅くなってしまった時のお詫びのメール
●名前間違や誤送信についてのお詫びの文書
●お詫びの結び。締めの言葉とは?
●英語で謝罪する場合のフレーズ例文

について考えてみたいと思います。

 

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お詫びのビジネスメール。返信で連絡遅れの場合は?

メールの返信をしていなかった!気付いた時点で速やかに返信することはもちろん、そんな時に一番大切なのは言い訳などの回りくどい言葉を並べるよりなによりもまずは謝罪すること

 

そして求められていることに対して速やかに回答、または行動することが一番スマートでしょう。

 

ビジネスメールでお詫び文書の書き方。遅れや間違い。結びの文例

 

自身がメール待ちをしている時にその返事がないと仕事が進まずヤキモキした。そんな経験ありませんか?その時ある程度は待ちませんか?多少遅いと思いながらも許容範囲というものはそれぞれのケースにあります。

 

そこで、プラス思考に考えれば催促のお叱りや電話を受けていなければまだセーフの段階といっていいのかなぁと・・・そんなふうにも考えられます。

 

返信が遅れたことに気付いたら、まずはすぐに行動を起こしたことを伝え、素直にお詫びしてください。

 

 

間違いのお詫び文書。名前や誤送信の訂正メールなら?

気を付けているつもりででもミスしてしまうことは誰でもあります。ダメージを最小限に抑えるためには、なんとか相手から誤送信の指摘を受ける前に気付きたいところです。

 

気付いたらどうするべきか?個人情報やファイルなど目にされてしまうケースもありますから、どんな場合でも目にされてしまわれる前に電話出来るのなら電話でお詫びし、開封せずに削除してもらえるようお願いできれば一番です。

 

メールで謝罪するならば速やかに、とにかく誠意をもって深い反省を伝えましょう。間違えたメールをわかりやすく説明し、解除してもらえるように丁寧にお願いします。

 

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取引関係で同じ苗字が複数いることはあり得ることです。アドレス帳での工夫として「○○株式会社 ○○様」のように、社名とともに登録し、同じお名前での誤送信は未然に防げるようにしましょう

 

同時にアドレス表示で、同じ会社で違う人に送ってしまうこともありがちです。

 

どんどんと増えていくビジネスメールのアドレス帳の整理はつい後回しにしがちですが、面倒でもすっきりとさせておくことが誤送信を未然に防ぐことへの大きな予防策になります。

 

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ビジネスメールの誤送信は情報漏えいにつながってしまう可能性があるので、気を付けたいですね。

 

ビジネスメールでお詫びの結び。締めの言葉なら?

まず、お詫びのメールをする時には件名で内容を明確にしておきましょう。

 

お詫びでなくてもビジネスメールでの基本の結びと締めに必要なのはメールにてお詫びすることに対する謝罪ではないでしょうか。

 

訪問の予定、顔を合わせる予定の前にまずは「取り急ぎ」としてメールで謝罪することについて、今回のミスした件についての反省を丁寧にお詫びし、結びと締めの言葉としましょう。

 

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英語で謝罪する場合のフレーズ例文

簡単ではありますが、謝罪に使える例文をご紹介していきたいと思います。

 

返事が遅くなったことについてお詫び申し上げます。

I apologize for this late reply.

 

返事が遅くなり、大変失礼しております。

So sorry about late reply.

 

もっと早くお返事できなくて失礼しました。

 Sorry I didn’t respond earlier.

 

ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ありませんでした。

We apologize for the inconvenience.

 

間違いをお詫びします。

 I’m sorry for making a mistake.

 

普段の生活で間違いを起こしたらどうしますか?もちろん謝罪すると思います。

 

ビジネスメールも同じ気持ちが大切だと私は思います。正確に状況を把握し、丁寧に対応する。正直にごまかさないこと、必要ならば上司への報告も欠かしてはいけませんね。

 

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【関連記事】

お詫びの菓子折りの渡し方。相場とおすすめは?のしや手紙の言葉

社内メールの返信マナー。件名の題名。了解は必要?遅れた時のお詫び

 

マナーを身に着け失敗を恐れずお仕事頑張りましょうね!

 

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