社内メールの返信マナー。件名の題名。了解は必要？遅れた時のお詫び

会社にお勤めの人は、社内や取引先の方とメールでやりとりすることも多いですよね。私も会社員時代は、社内や社外問わずメールのやりとりをたくさんしていました。

メールは便利な反面、文字だけのやりとりになるので、気を付けないと相手を不快にしてしまうこともありますね。

皆さんは、メールのマナーって会社できちんと教わりましたか？メールなんて出来て当たり前のところがあるので、きちんと教わることなく、なんとなくやっているという人も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、社内メールのマナーなどについて紹介します。

●社内メールの返信は必要、不要？了解について
●件名にreは消すべきか？題名について
●返信が遅れた際は？お詫び、謝罪について
●社内メールの返信まとめ

このテーマでお届けしますので、ぜひ今後の社内メールの参考にして下さいね。

社内メールの返信は必要、不要？了解について

電話でのやりとりと違い、メールは送受信の記録や文面が残るので、言った言わないの水掛け論になることがないので便利なツールですよね。

私も大切な要件は、メモとメールで上司に伝えるようにしていました。忙しい上司に口頭で伝えても、聞いていないって言われたら自分に非があるように思われますもんね。

社内メールの返信についてですが、基本的には返信必要と思っておきましょう。

でも、社内メールを使うということは円滑に仕事をするという目的があるはずです。要は、受信したメールの内容によって臨機応変に返信するかしないかを判断することになります。

明らかに回答を求められているようなメールは悩むことなく返信しますが、報告メールや回覧的なメールは返信するのか悩みますよね。私の場合は、上司からのメールは全てに返信すると決めていました。

同僚や、後輩などには「了解しました。」など簡潔に返信したり、社内で顔を合わせた時に「メール見たよ。」と声をかけるようにしていました。

上司への返信についてですが、社内とはいえ上司に「了解しました。」は失礼にあたります。上司に了解した旨を伝えるには「承知しました。」と返信しましょう。

件名にreは消すべきか？題名について

メールを返信する場合、件名にreと自動で表示されますよね。

このまま送信すると相手に失礼？と思う方もいるかもしれませんが、相手側からすると何のメールの返信かということがわかるので、そのままreを付けて送信するのが一般的です。

ただ、やりとりを何度も続けるとreが増えていきますよね。

そんな時は、reを1つだけ残して送信しましょう。

何度目の返信なのかわかるようにreを1つだけ残した後に、数字を入れておくのもいいですね。「re:○○○の件（５）」などにしておくと、後で読み返す時にも探しやすいです。

自分から送信する場合の題名も、わかりやすく簡潔にまとめるようにしましょう。「報告」や「確認お願いします。」だけだと何についてなのか、相手に伝わりませんよね。

「○○の件、報告します」や「○○の件、確認お願いします。」などにしておくと、受信した人もわかりやすいですよね。

ビジネスメールは、相手のことを考えて送ることが大切です。

返信が遅れた際は？お詫び、謝罪について

社内メールでも、できるだけ早く返信することがマナーです。ただ、仕事の都合などで返信が遅れる場合もありますよね。

そんな時は、返信メールにお詫びの一言を添えましょう。

そこで気を付けてほしいのが、「忘れていました。」などの表現を使わないということです。

いきなり本文を書くのではなく、書き出しに「返信が遅くなり、大変申し訳ありませんでした。」や、「メールの返信が遅れてしまい、大変失礼いたしました。」など、お詫びの一言を添えましょう。

これは文例なので、ご自分の状況に合った書き出しにして下さいね。

社内メールの返信まとめ

社内メールは仕事をする上で、今ではかかせないツールとなっています。社内メールといえども、相手の読みやすさなどを考えて題名や本文を書きましょう。

上司への返信メールは、失礼な言葉遣いになっていないか注意が必要です。返信が遅れた場合は、必ずお詫びや謝罪の一言を添えましょう。

社内メールは便利ですが、送信する相手を間違えてしまったり、返信を忘れてしまったりすることもあります。

日々、忙しい合間にメールの返信をする人も多いと思いますが、送信ボタンを押す前にもう１度確認しましょうね。返信が必要なメールだけれど、すぐに返信できない場合などは忘れないようにメモをするなど工夫して下さい。

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社内メールについていろいろと紹介しましたが、お役に立ちましたか？

文字だけのやりとりなので、より相手を思いやる気持ちを持ってメールを使いこなしましょう。社内メールを上手にやりとりして、仕事も人間関係も円滑になるようにして下さいね。