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送別会の案内メール例文。定年退職、異動転勤、結婚の場合は?

送別会の幹事を任されてしまった方、当日の流れを考えたり、準備をしたり、挨拶のお願いをしたり…とやることは沢山ありますよね?

 

そんな中、早めに準備したいもの、それが送別会の案内メールです。分かってはいても、どんな案内メールにしたらいいのか悩んでしまう方も多いのではないでしょうか?そこで今回は、

 

●送別会の案内メールのポイントやマナー
●定年退職の場合
●退職の場合
●異動・転勤の場合
●結婚退職の場合
●感謝の気持ちを伝える送別会への第一歩

 

といった内容で、送別会の案内メールについて、色々とご紹介して行きたいと思います。

 

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送別会の案内メールのポイントやマナー

 まずは基本中の基本、ビジネスメールのポイントから、おさらいして行きたいと思います。

 

・件名は簡潔で用件が分かるように
・宛名の書き方や配置の基本的な決まりを忘れない
・敬語や丁寧語を正しく使う

 

以上のポイントは案内メールに限ったものではなく、ビジネスメールの基本ですね。

 

送別会の案内メール例文。定年退職、異動転勤、結婚の場合は?

 

では、おさらいが終わったところで、案内メールのポイントやマナーについて説明していきたいと思います。

 

・感謝の気持ちをこめ、礼儀正しく
・案内する事項を簡潔に分かりやすく
・箇条書きを用いる場合は、読みやすいように工夫を
・会場となるお店の地図やホームページのURLなどを添付するなど、分かりやすく

 

上記のマナーやポイントの他にも、相手のスケジュールなどを考慮して、2週間前から10日前には案内メールを送るようにした方がいいですね。

 

また、日時や場所をお知らせする場合、誤りがあると迷惑を掛ける事になりますので、送信前に再度チェックしてみてください。

 

 

定年退職の場合

案内メールのポイントやマナーが分かったところで、今度は主役が「定年退職」の場合について、ご説明したいと思います。

 

主役が定年退職を迎えるという事で、その方の今までの功績を労う文章を入れましょう。

 

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【例文】定年退職の場合

皆様ご承知のとおり、○○部○○課の○○部長が定年を迎えられ、○月○日をもって退職されます。
 
つきましては、長年にわたるご精励ご功績に対して、感謝の意を表わすとともに、
退職後のご健勝とご発展をお祈りする気持ちを込めまして、
下記のとおり送別会をとり行いたいと思います。
 
皆様、万障お繰り合わせの上、ぜひご出席下さい。
なお、会場の予約の都合上「○○月○○日(○)」までに、ご都合を幹事までお知らせください。
 

 
日時:○○月○○日(○) 午後○○時~
会場:居酒屋「○○○○」
(○○線○○駅南口徒歩5分、TEL××-××××-××××)
会費:3,000円

 

というような流れで書かれるといいと思います。

 

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送別会で退職の場合

続いては、退職の場合の案内メール。日時などの必要事項のまえがき部分はどうしたらいいか?ご紹介していきたいと思います。

 

【例文】退職の場合

このたび○○さんがご主人の転勤のため退職されることとなり、
下記のとおり送別会を開くことにしました。
 
これまでの○○さんへの感謝と惜別の意を込めて、盛大にお送りしたいと思います。
 
ご多用中とは思いますが、ぜひご参加くださるよう、心よりお待ちしております。

 

一般退職者の場合、送別会の季節が固定されている訳ではありませんので、季節のあいさつをメールの最初に入れるといいですね。

 

また、こちらも定年退職の方同様に、感謝や惜別など、気持ちを表す文章を入れてください。

 

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異動・転勤の場合

続いて異動・転勤の場合の案内メールです。やはり、日時や場所などの連絡事項のまえがき部分について、ご紹介していきたいと思います。

 

 

【例文】異動・転勤の場合

このたび○○月○○日付けで、○○部長が東京本社へ異動されることとなりました。
 
○○部長は現支社で長きに渡り活躍され、我が支社の営業活動の礎となっております。
 
大変残念ではございますが、○○部長の今後のご活躍をお祈りする気持ちを込めまして、
ささやかではありますが送別の宴を開きたいと思います。
 
皆様ぜひ奮ってご参加いただきますよう、お願い申し上げます。

 

ここでも、やはり今までの功績をたたえ、異動を惜しむ気持ちを表現する文章を入れるといいでしょう。

 

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結婚退職の場合

最後は結婚退職の場合。まえがきに入れるといい内容をご紹介したいと思います。

 

【例文】結婚退職の場合

このたび、○○さんがめでたくご結婚されることになり、○月○日をもちまして退職されることになりました。
 
つきましては、これまでお世話になった○○さんに、感謝の意を表わすとともに、ご結婚を祝し、末永いお幸せを祈る気持ちを込めまして、下記のとおり送別会を開きたいと思います。
 
皆様、万障お繰り合わせの上、ぜひご出席下さい。

 

今回は結婚退職という事で、感謝の他に、結婚をお祝いする、末永い幸せを祈る…などの気持ちを表現した文章を入れましょう。

 

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感謝の気持ちを伝える送別会への第一歩

色々なパターンの案内メールの例文などをご紹介しましたが、必要事項の前の出席を促す文章は、何タイプか使わせて頂きました。

 

それぞれ言い回しが若干異なっているかと思いますので、一番しっくり来るものを引用して頂けたらと思います。

 

また、退職にせよ、転勤にせよ、今までの感謝の気持ち、そして別れを惜しむ気持ち…そういった気持ちが伝わる文章を入れる。これか一番のポイントだと思います。

 

【関連記事】

送別会で贈るプレゼントは何が良い?男性、女性、退職の場合

 

沢山の感謝の気持ちを伝える送別会への第一歩、それが案内メールだと思いますので、素敵な送別会にする為にも、マナーやポイントをしっかりと押さえて、早めに案内メールを送ってください。

 

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