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送別会の進行方法、流れはどうする?準備の方法は?

送別会の季節、幹事を任されて困った!…なんて方もいらっしゃるのではないでしょうか。送別会というとなんだか少し寂しくしんみりとしたイメージですが、新しい門出を祝う場でもあります。

 

その大切な場を進行する幹事役を任された場合は、是非とも明るく和やかな雰囲気でまとめて送り出してあげたいものです。その為には、送別会の進行方法や流れ、そして準備について知っておきたいですよね。今日は、

 

●送別会への準備方法は?
●挨拶の順番は?
●送別会の進行の流れは?

 

といった内容で、送別会の幹事を任された場合の準備から流れについて押さえておきたいポイントなどをご紹介したいと思います。

 

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送別会への準備方法は?

まずは準備です。準備をしようにも、「一体なにから始めたらいいのか」「どんな準備が必要なのか」それが分からない事には何も始められませんよね。

 

何をどう準備したらいいのか、出来るだけ細かくご紹介したいと思いますので参考にしてみてくださいね。

 

1
送られる人(主役)をチェック

 

人数・氏名・性別・部署または業務などに加え、退職日異動日なども確認しましょう。

 

 

2
送別会の日時を決定

 

主役の都合を最優先することはもちろんですが、業務に支障の無い日上司が出席できる日なるべく多くの人が参加できる日なども考慮し決めましょう。

 

送別会の進行方法、流れはどうする?準備の方法は?

 

3
会場を決定

 

予算充分な広さを確保できるところマイクを借りられるところステージのあるところ多少騒いでも良いところ過去に送別会に使ったところなどを考慮し、相応しい会場を選びましょう。

 

 

4
予算を決める

 

飲食を伴うかどうか費用は会社負担か参加者負担なのか男性と女性の金額を同額にするかどうかなどにより、相応しい予算を決めましょう。

 

以前の会費の相場は3,000円でしたが、ここ最近は会社からの援助がなくなったり、上司が部下の分を負担するなどの風潮がなくなりつつあるようで、一律4,000~5,000円という形が多いようです。

 

 

5
送別会のプログラムを決める

 

全体的な流れを決めます。一般的な例をご紹介しますと、

1.開会の言葉
2.幹事の挨拶
3.乾杯
4.食事・歓談
5.余興などのイベント
6.記念品・花束贈呈
7.主役(送別される人)からの挨拶
8.お開き

といったものになるようです。

 

参加者全員で主役の新しい門出を祝い、気持ち良く送り出すことが大切ですので、段取りや演出を考えつつ、明るく和やかな雰囲気の素敵な会にしたいですね。

 

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6
挨拶・スピーチを依頼する人を決める

 

一般的に、主役を送る部署の上司が送別会の挨拶(開会の言葉)を務めます。大きい会社で、部署の上司の更に上…となる場合は、一番上の人に依頼すると良いでしょう。

 

 

7
記念品・花束の贈呈・万歳三唱を依頼する人を決める

 

記念品や花束の贈呈や万歳三唱を行なう場合は、これらを依頼する人を決めなければなりません。主役に対して、適任・適役を選出してくださいね。

 

 

8
6と7で決定した人に依頼をする

 

主役を盛り立ててくれるよう、適任・適役を選出してくださいね。

 

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9
余興の準備

 

余興が必要な場合は、何をするか・誰に依頼するかなど、これに伴う準備も必要となってきます。

 

余興によく使われるものとしては、遠くにいる元上司や同期の仲間などからのビデオメッセージを上映するビデオ上映や、簡単に全員参加で盛り上がることができるビンゴ大会カラオケなどでしょうか。

 

 

10
その他の準備

 

送別会の案内状や通知の準備も大切です。参加者みんなに分かるように、社内に進行表を掲示したり、当日の使うものを確認したりしましょう。

 

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こんな感じでいかがでしょうか?こうして並べてみると、準備する事は意外と沢山ありますね。

 

けれどこうしてリストアップするなどしてから1つ1つ着実に準備をしていくようにすれば、失敗や準備不足の心配を減らすことが出来ると思います。

 

 

挨拶の順番は?

送別会では挨拶がつきもの。誰にお願いするのか考えるまえに、挨拶の順番についても、考えなければなりませんよね?

 

例えば、乾杯の挨拶と締めの挨拶。どちらにより地位の高い人を持ってきたらいいか?その辺りは重要なポイントになるのではないでしょうか?

 

そこで絶対に押さえておきたいポイントを2つご紹介します。

 

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1
乾杯の挨拶は一番目に地位の高い方に依頼する

 

もし、異動するその人が一番地位の高い人の場合は、その次に地位の高い人にお願いしてください。

 

2
締めの挨拶は二番目に地位の高い方に依頼する

 

以上の2点を押さえておけば、後に問題になるような失敗には繋がらないかと思います。

 

今挙げましたのは一般的な例ですが、会社ごとに習慣がある場合もあるかと思います。ですので、幹事経験者の方に事前に確認を取った上で、お願いするのがいいのではないでしょうか?

 

1

 

送別会の進行の流れは?

ここまで出来たら、次は当日の流れです。簡単に順番を説明したいと思います。

 

先の項目でも一般的な流れをご紹介していますが、こちらでもおすすめのプログラムをご紹介しますので、合わせて参考になさってくださいね。

 

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1.司会者から始まりの挨拶
2.一番偉い人からのお言葉&乾杯
3.食事や歓談
4.プレゼント・花束贈呈
5.主役からの一言
6.次に偉い人からの締めの挨拶
7.司会者からの終わりの挨拶

こんな感じの流れとなります。

 

また2番と6番は、挨拶の順番でもお話しましたように、乾杯は一番偉い人、締めの挨拶に二番目に偉い人というように、お願いするといいと思います。

 

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4番のプレゼント・花束贈呈は、華やかなお花の贈呈役などは女子社員に一任するのが良いでしょう。

 

サプライズとして花や記念品を贈る場合には、主役に見つからないように隠しておくよう、隠し場所なんかも決めておいた方が良いですね。

 

予約した会場に事前に送別会だと話しておけば、プレゼントや花束は預かってもらえるようですので、予約の際にその点もあわせて確認しておくと良いでしょう。

 

2

 

また、記念品の贈呈を行う場合は、中身を紹介するその場で開けてもらうなどの演出も、盛り上がる要素になると思いますよ。

 

会社での最後の思い出、お世話になった人たちを送る送別会。送る人も、送られる人も楽しい会にするために、幹事に任命されたら、しっかりと準備したいものですよね。

 

送られる人にとって、その会社での最後の思い出となる会です。準備をしっかりと整えて、素敵な思い出にしてもらえるような送別会にしたいものですね。

 

【関連記事】

送別会の乾杯の挨拶は何を言う?異動・転勤・定年退職のあいさつ例文

 

いつまでも覚えていてもらえるような、そんな素敵な送別会を造る事が出来たなら、それは送り出した側にとっても、素敵な思い出となるはずですから。

 

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