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歓迎会の案内状の例文。新入社員、会社、新入生の案内メール

入社2年目・3年目を迎え、新入社員などの歓迎会の「幹事」を任せられた!なんて人も多いのではないでしょうか?部署内の飲み会や合コンをセッティングしたことがある人でも、何から手をつけたら良いのか迷ってしまいますね。

 

業務とは直接関係のない雑務ですが、この幹事の仕切りが上手く出来るかどうかも社会人として大切なスキルになります。今回は、歓迎会の案内についてお伝えします。

 

●案内状の役割と盛り込む項目は?
●歓迎会の案内を出す時期は?
●歓迎会の案内状の例文
●出欠の確認をしっかりしよう

 

新入社員、会社、新入生など、各種歓迎会の準備についてまとめました。参考にして活用して下さい。

 

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案内状の役割と盛り込む項目は?

歓迎会の案内状には、2つの種類あります。

 

参加するメンバーを招集する案内状

・日時、場所、主催者、費用

・目的と会の大まかな内容

・出欠の確認

などを盛り込んだ、一般的に「案内状」と呼ばれるものです。

 

薄新入社員など歓迎会の主役を招待する案内状

 

歓迎する気持ちをあらわす、招待状形式のものがよいでしょう。費用は通常、招待する側が負担します。さり気なくその旨を伝えてあげると、余計な心配無く出席できますね。

 

招待する人が複数いる場合、全員が出席できる日時を予め確認して日程の調整に入りましょう。また、直属の上司や幹部社員の日程をも合わせて調整するようにして下さい。

 

 

歓迎会の案内を出す時期は?

なるべく多くの人に参加してもらうのがベストなので、出来るだけ早めに準備にとりかかります。

 

事前に、幹部社員や直属の上司などのスケジュールを確認し、候補日を検討するとスムーズにいきます。遅くても10日から一週間前には案内状を送付しましょう。

 

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もちろん、早ければ早いに越したことはないので、「4月中旬頃に歓迎会を開催したいと考えている」というような事を、メールや口頭で簡単に伝えておくのも良いでしょう。

 

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歓迎会の案内状の例文

 【例文】歓迎会のご案内

桜が咲く季節を迎え、今年もたくさんの新入社員を迎える時期になりました。
本年度は下記のメンバーが当社へ入社する事となりました。
– 新入社員名などを記載 –
 
つきましては、新入社員への歓迎の意味を込めて、下記日程にて歓迎会を開催します。
– 日程や場所などを記載 –
皆様、万障お繰り合わせの上、是非ご出席下さい。

 

 

【例文】異動・転入の文例

この度、何月何日付で○○○○さんが、当社へ入社されました。
 
つきましては、ささやかではございますが、○○さんへの歓迎の意を込めて、下記の通り歓迎会を開催いたします。
– 日程や場所などを記載 –
ご多忙の折り大変恐縮ですが、多くの皆様にご出席頂けますようにお願い申し上げます。

 

 

【例文】新入社員への招待

 みなさん、入社おめでとうございます。皆さんと一緒に働ける事をとても嬉しく思います。
 
つきましては、ささやかではありますが、下記の通り歓迎会を開催させて頂きます。
– 日程や場所などを記載 –
皆様揃ってご参加頂けますようにお願い申し上げます。

 

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出欠の確認をしっかりしよう!

歓迎会の出欠の確認はとても重要です日にちを区切って必ず報告をしてもらいましょう。出欠連絡をどのようにするのかも明記します。

 

途中で都合がつかなくなる人が出てきますので、キャンセル不可になる日なども記載すると良いでしょう。

 

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また、会費を当日集めようとすると、バタバタとして幹事の負担になるだけでなく、相手に余計な気を使わせてしまいます。事前に会費を徴収させてもらう旨を案内状に記載し、少なくても3日前には徴収を終わらせるようにしましょう。

 

中にはドタキャンして会費を徴収させてくれない人もいます。無用なトラブルを避ける為にも、お金の管理はしっかりしましょう。

 

 

 

いかがだったでしょうか?幹事となると出欠の確認から、会場の手配、上司へのスピーチ依頼、当日の仕切りなど、やらなければならないことが盛りだくさんです。

 

滞りなく歓迎会を仕切る為にも、やるべき事をリストアップして一つずつチェックしていきましょう。

 

【関連記事】

歓迎会の挨拶は何をしゃべる?転勤や異動、転職でのスピーチ例文

 

多くの会社では飲み会は金曜日に開催される事が多く、卒業、入学、歓送迎会のシーズンである3月・4月の金曜日は、早い段階で予約がいっぱいになってしまいます。

 

特に人数が多い場合などは会場が限られて来ますので、早目に予約をするようにしましょう。また、その会社特有の歓迎の仕方がある場合もあります。分からない事は先輩や上司にお伺いをたててから行動するようにしましょう。

 

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