*

歓迎会の案内状の例文。新入社員、会社、新入生の案内メール

入社2年目・3年目を迎え、新入社員などの歓迎会の「幹事」を任せられた!なんて人も多いのではないでしょうか?部署内の飲み会や合コンをセッティングしたことがある人でも、何から手をつけたら良いのか迷ってしまいますね。

 

業務とは直接関係のない雑務ですが、この幹事の仕切りが上手く出来るかどうかも社会人として大切なスキルになります。今回は、歓迎会の案内についてお伝えします。

 

●案内状の役割と盛り込む項目は?
●歓迎会の案内を出す時期は?
●歓迎会の案内状の例文
●出欠の確認をしっかりしよう

 

新入社員、会社、新入生など、各種歓迎会の準備についてまとめました。参考にして活用して下さい。

 

SPONSORED LINK

 

案内状の役割と盛り込む項目は?

歓迎会の案内状には、2つの種類あります。

 

参加するメンバーを招集する案内状

・日時、場所、主催者、費用

・目的と会の大まかな内容

・出欠の確認

などを盛り込んだ、一般的に「案内状」と呼ばれるものです。

 

薄新入社員など歓迎会の主役を招待する案内状

 

歓迎する気持ちをあらわす、招待状形式のものがよいでしょう。費用は通常、招待する側が負担します。さり気なくその旨を伝えてあげると、余計な心配無く出席できますね。

 

招待する人が複数いる場合、全員が出席できる日時を予め確認して日程の調整に入りましょう。また、直属の上司や幹部社員の日程をも合わせて調整するようにして下さい。

 

 

歓迎会の案内を出す時期は?

なるべく多くの人に参加してもらうのがベストなので、出来るだけ早めに準備にとりかかります。

 

事前に、幹部社員や直属の上司などのスケジュールを確認し、候補日を検討するとスムーズにいきます。遅くても10日から一週間前には案内状を送付しましょう。

 

SPONSORED LINK

 

もちろん、早ければ早いに越したことはないので、「4月中旬頃に歓迎会を開催したいと考えている」というような事を、メールや口頭で簡単に伝えておくのも良いでしょう。

 

1

 

歓迎会の案内状の例文

 【例文】歓迎会のご案内

桜が咲く季節を迎え、今年もたくさんの新入社員を迎える時期になりました。
本年度は下記のメンバーが当社へ入社する事となりました。
– 新入社員名などを記載 –
 
つきましては、新入社員への歓迎の意味を込めて、下記日程にて歓迎会を開催します。
– 日程や場所などを記載 –
皆様、万障お繰り合わせの上、是非ご出席下さい。

 

 

【例文】異動・転入の文例

この度、何月何日付で○○○○さんが、当社へ入社されました。
 
つきましては、ささやかではございますが、○○さんへの歓迎の意を込めて、下記の通り歓迎会を開催いたします。
– 日程や場所などを記載 –
ご多忙の折り大変恐縮ですが、多くの皆様にご出席頂けますようにお願い申し上げます。

 

 

【例文】新入社員への招待

 みなさん、入社おめでとうございます。皆さんと一緒に働ける事をとても嬉しく思います。
 
つきましては、ささやかではありますが、下記の通り歓迎会を開催させて頂きます。
– 日程や場所などを記載 –
皆様揃ってご参加頂けますようにお願い申し上げます。

 

 1

 

出欠の確認をしっかりしよう!

歓迎会の出欠の確認はとても重要です日にちを区切って必ず報告をしてもらいましょう。出欠連絡をどのようにするのかも明記します。

 

途中で都合がつかなくなる人が出てきますので、キャンセル不可になる日なども記載すると良いでしょう。

 

card_001

 

また、会費を当日集めようとすると、バタバタとして幹事の負担になるだけでなく、相手に余計な気を使わせてしまいます。事前に会費を徴収させてもらう旨を案内状に記載し、少なくても3日前には徴収を終わらせるようにしましょう。

 

中にはドタキャンして会費を徴収させてくれない人もいます。無用なトラブルを避ける為にも、お金の管理はしっかりしましょう。

 

 

 

いかがだったでしょうか?幹事となると出欠の確認から、会場の手配、上司へのスピーチ依頼、当日の仕切りなど、やらなければならないことが盛りだくさんです。

 

滞りなく歓迎会を仕切る為にも、やるべき事をリストアップして一つずつチェックしていきましょう。

 

【関連記事】

歓迎会の挨拶は何をしゃべる?転勤や異動、転職でのスピーチ例文

 

多くの会社では飲み会は金曜日に開催される事が多く、卒業、入学、歓送迎会のシーズンである3月・4月の金曜日は、早い段階で予約がいっぱいになってしまいます。

 

特に人数が多い場合などは会場が限られて来ますので、早目に予約をするようにしましょう。また、その会社特有の歓迎の仕方がある場合もあります。分からない事は先輩や上司にお伺いをたててから行動するようにしましょう。

 

SPONSORED LINK

  おすすめトピック(広告含む)

関連記事

婚約指輪のお返しは必要?相場の値段と人気の時計。いつ渡すか?

実は必ずしも必要ではない「婚約指輪」ですが、やはり頂いたら嬉しいと思う女性は非常に多いものです。大切

記事を読む

筑波山の梅まつり2019。梅林開花状況、駐車場の渋滞混雑は?

春が近づくにつれて、梅の開花状況がニュースで伝えられてくるようになると行ってみたくなる梅まつり。

記事を読む

水道の引越し手続きはどうする?水道局へ使用中止と開始

引越しを考えている主婦の皆さん。大事なライフラインの手続き方法はバッチリでしょうか?今回は引越しのと

記事を読む

郵便局での住所変更の手続きで必要なもの。代理でもできるの?

この時期、引っ越し準備で大忙しの方も多いのではないでしょうか。引っ越しの回数とともに多くなっていく荷

記事を読む

引越し不用品、粗大ゴミ処分方法。買取や引取で廃棄するコツ

この時期は卒業、入学、就職、転勤・・・そうです、引っ越しのシーズンです!わたしも進学や就職、結婚など

記事を読む

女の子の初節句。雛人形どっちの親が用意?母親のお下がりでも平気?

立春を過ぎると、もうすぐ春がくるなと思うと同時に、今年はいつ雛人形を出そうか?と悩みます。…というの

記事を読む

二日酔いの解消に効く食べ物、ツボは?頭痛や吐き気の対策と予防

二日酔いになるたびに、「もう当分お酒は飲まない・・・!」と心に誓う方も多いと思います。私もそのひとり

記事を読む

食欲の秋が到来!由来と意味。なぜ食欲が増加する?理由を解明

秋はおいしいものの旬が満載でついつい食欲も増してきてしまいますね。 秋刀魚や栗、マツタケなどがスー

記事を読む

引越し挨拶で渡すギフトの相場。のしはどうする?タイミングは?

私、昔からずっと実家暮らしだったからか、疑問に思う事があって。でも、疑問に思う事って段々歳を重ねてい

記事を読む

成人式の髪型。清楚や可愛いヘアスタイルは?ショートほか画像あり

二十歳を迎える人は、成人式という大きなイベントが待っていますね♪   特に女性は、服装

記事を読む

Message

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

PAGE TOP ↑